PENGANTAR TEKHNOLOGI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP)
PT. Astra Honda Motor
Disusun oleh :
Kelas 3EA33
UNIVERSITAS GUNADARMA
FAKULTAS EKONOMI JURUSAN MANAJEMEN
TAHUN 2015
PENERAPAN ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) PADA PT ASTRA HONDA MOTOR (AHM)
A. Pendahuluan
Penerapan Teknologi
Informasi (TI) dalam perusahaan dewasa ini merupakan hal yang mutlak ada
apabila tidak ingin tertinggal dari para kompetitor dan tertinggal kemajuan
jaman. Investasi TI dalam perusahaan akan bermanfaat jika dapat menciptakan
value dari teknologi yang kian menjadi komoditas utama. Melalui sistem TI yang
canggih, para pemimpin pasar bisa mengukuhkan diri sebagai pemimpin di industri
masing-masing. Bahkan banyak perusahaan yang dapat menyalip para jawara
pasar, dikarenakan penerapan TI yang tepat dalam perusahaannya. Banyak
perusahaan telah merasakan manfaat TI. Sebagian yang lain menyatakan TI
mendukung dicapainya efisiensi, dan menambah keunggulan daya saing perusahaan.
Bahkan berbagai studi melaporkan bahwa penggunaan TI mendorong terjadinya
efisiensi, dan memperbaiki kualitas output.
PT Astra Honda Motor
(AHM) sebagai perusahaan perakitan motor terkemuka di Indonesia juga
mengedepankan penerapan TI dalam proses bisnisnya. Penerapan teknologi
informasi (TI) pada AHM bukan merupakan hal yang baru, karena perusahaan ini
sudah mengimplementasikannya di pabrik motornya sejak tahun1980. Pada awalnya
TI pada AHM hanya dimanfaatkan untuk mendukung sistem akuntansi saja. Namun
pada tahun 1986, teknologi informasi merambah ke sistem keuangan dan kontrol
produksi. Sistem tersebut dibuat secara swadaya oleh PT AHM sendiri, sehingga
yang terjadi adalah TI yang diaplikasikan menjadi terpisah satu sama lainnya
atau tidak terintegerasi. Pada tahun 1995, sistem perusahaan diubah menjadi
mulai terintegrasi dengan penggunaan ERP dan untuk selanjutnya semakin
berkembang dari tahun ke tahun. Tujuan dari PT AHM menerapkan TI di
perusahaannya adalah untuk menerapkan sistem Just In Time (JIT),
sehingga dapat tercipta efisiensi dalam perusahaan.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian diatas dapat diangkat perumusan masalah yaitu: Bagaimana
implementasi Enterprise Resource Planning (ERP) dalam mendukung
sistem Just In Time (JIT) pada PT Astra Honda Motor (AHM) agar berjalan
baik?
C. Landasan Teori
1. Enterprise Resource Planning (ERP)
Enterprise Resource
Planning (ERP) merupakan sistem informasi yang diperuntukkan
bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berfungsi untuk mengintegrasikan dan
mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi
maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. Sistem informasi yang
diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan
dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi,
produksi maupun distribusi di suatu perusahaan. ERP berkembang dari
Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil
evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya.
Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang secara de facto merupakan aplikasi
yang dapat mendukung transaksi atau operasi sehari-hari yang berhubungan dengan
pengelolaan sumber daya sebuah perusahaan, seperti dana, manusia, mesin, suku
cadang, waktu, material dan kapasitas. Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkoordinasikan
bisnis organisasi secara keseluruhan Adapun manfaat dari
penggunaan ERP bagi perusahaan yaitu:
– Otomatisasi dan integrasi proses bisnis
– Membagi database yang umum dan praktek bisnis
melalui enterprise
– Menghasilkan informasi yang real-time
– Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan
perencanaan
Dengan banyaknya manfaat yang di dapatkan melalui penggunaan ERP,
perusahaan dewasa ini berbondong-bondong untuk ikut menerapkan ERP pada
perusahaannya.
Konsep penggunaan ERP
2. Just In Time (JIT)
Sistem produksi tepat
waktu (Just In Time) adalah sistem produksi atau sistem manajemen
pabrikasi modern yang dikembangkan oleh perusahaan-perusahaan Jepang yang pada
prinsipnya hanya memproduksi jenis-jenis barang yang diminta sejumlah yang
diperlukan dan pada saat dibutuhkan oleh konsumen.
Konsep Just In Time
adalah suatu konsep di mana bahan baku yang digunakan untuk aktivitas produksi
didatangkan dari pemasok atau suplier tepat pada waktu bahan itu dibutuhkan
oleh proses produksi, sehingga akan sangat menghemat bahkan meniadakan biaya
persediaan barang atau penyimpanan barang (stocking cost). Just In Time
adalah suatu keseluruhan filosofi operasi manajemen dimana segenap sumber daya,
termasuk bahan baku dan suku cadang, personalia, dan fasilitas dipakai sebatas
dibutuhkan. Tujuannya adalah untuk mengangkat produktifitas dan mengurangi
pemborosan. Just In Time didasarkan pada konsep arus produksi yang
berkelanjutan dan mensyaratkan setiap bagian proses produksi bekerja sama
dengan komponen-komponen lainnya. Tenaga kerja langsung dalam lingkungan Just
In Time dipertangguh dengan perluasan tanggung jawab yang berkontribusi
pada pemangkasan pemborosan biaya tenaga kerja, ruang dan waktu produksi.
D. Implementasi
Melalui sistem terintegrasi yang digunakan, dalam hal ini menggunakan ERP,
pada setiap periode AHM akan memperoleh informasi dari divisi Keuangan, Operasi
dan Human Resource mengenai aktivitasnya masing-masing. Sebagai contoh, divisi
operasi menyajikan informasi mengenai produksi jumlah motor yang akan dijual
untuk satu bulan kedepan. Dengan demikian, bagian produksi dapat merencanakan
tipe apa saja yang akan diproduksi dan juga jumlah komponen yang dibutuhkan.
Selanjutnya, informasi tersebut disampaikan kepada perusahaan pemasok komponen
mengenai kebutuhan tersebut. Selanjutnya pada divisi keuangan menyajikan
anggaran biaya yang dibutuhkan. Sedangkan untuk divisi HR menyiapkan kebutuhan
tenaga kerja. Semua informasi tersebut diintegrasikan dalam satu database,
sehingga setiap divisi dapat menghasilkan informasi yang real time.
Sistem akan langsung menghitung jumlah suku cadang komponen yang telah
digunakan. Secara otomatis, persediaan suku cadang komponen langsung dihitung.
Untuk selanjutnya, sistem akan memberitahu kebutuhan persediaan baru untuk
pemesanan. Aplikasi ERP tersebut mendukung sistem Just in Time (JIT)
yang diterapkan oleh perusahaan. Melalui ERP informasi kebutuhan persediaan
baru untuk pemesanan dalam JIT akan bergulir cepat, sebab sistem menghadirkan
otomatisasi dan integrasi pada sistem bisnis yang akan diolah melalui software
secara online.
Hubungan AHM dengan vendor dilakukan melalui online sehingga setiap kali
pemesanan dilakukan vendor langsung dapat mengirimkan komponen yang dibutuhkan
pabrik. Secara otomatis, persediaan suku cadang komponen langsung dihitung.
Berikutnya, sistem akan memberitahu kebutuhan persediaan baru untuk pemesanan,
sehingga penggunakan aplikasi ERP mendukung sistem Just in Time (JIT).
Selain itu, kelengkapan atribut pemesanan seperti nama vendor, nama suku
cadang, jumlah, dan jam delivery harus tercantum pada komponen yang
diterima dengan dilengkapi Bar Code Text (BCT).
Keuntungan yang didapat dari penerapan Just In Time (JIT) melalui
pengunaan ERP dalam perusahaan adalah terjadinya efisiensi yang sangat besar.
Waktu yang dibutuhkan untuk memproduksi motor akan menjadi sangat cepat.
Keuntungan lainnya yang di dapat oleh PT AHM adalah dapat menyatukan jaringan
komunikasi antar pabrik, sehingga hubungan antar pabrik menjadi mudah.
Penggunaan TI agar dapat digunakan secara maksimal pada perusahaan juga
harus didukung pula oleh skill karyawan. Karyawan AHM dapat dikatakan memguasai
dari implementasi aneka solusi TI di lingkungannya. Hal ini dikarenakan TI
sudah lama diperkenalkan pada mereka sehingga komputerisasi bukan merupakan hal
yang baru
.
E. Kesimpulan
Keberhasilan dalam penggunaan ERP untuk mencapai tujuan, tergantung pada
penerapan dan kebutuhan perusahaan. Perusahaan tidak dapat hanya ikut-ikutan
tren dalam menerapkan ERP, tetapi tidak mengetahui apa yang menjadi kebutuhan
perusahaan. Sistem ERP yang mengintegrasikan proses bisnis dalam satu database
membuat arus informasi dari perusahaan ke vendor dapat bergulir cepat. Ketika
pemesanan dilakukan, hal tersebut sudah melibatkan kesiapan dari tenaga kerja
dan angaran biaya yang dibutuhkan, sehingga ketika komponan tiba, maka proses
produksi dapat langsung dikerjakan seketika itu juga. Hal tersebut sangat
mendukung pada konsep JIT dimana inventori dapat diminimalisir dengan proses
produksi yang berjalan cepat tersebut.
F. Saran
ERP adalah alat yang membantu perusahaan untuk menjadi lebih baik,
berkesinambungan dan terciptanya kerjasama yang baik antara People, Process dan
System dimana hal tersebut sangat penting menjamin keberhasilan implementasi
dan penggunaan ERP. Dalam penggunaan ERP seharusnya berprinsip tepat guna,
yakni TI yang digunakan oleh perusahaan adalah benar-benar dibutuhkan oleh
perusahaan. Selama ini kegagalan perusahaan dalam menerapkan TI adalah karena
perusahaan kurang memahami apa yang sebetulnya diperlukan oleh perusahaan itu
sendiri. Perusahaan hanya cenderung menggunakan TI yang berbudget mahal sekedar
agar tidak tertinggal dengan perusahaan-perusahaan lain, namun tidak melihat
apa yang sebenarnya dibutuhkan dan memikirkan apakah program tersebut cocok
untuk diterapkan pada perusahaan. Perencanaan yang baik dalam penggunaan TI
dapat meminimalisir terjadinya hambatan maupun ketidakefisienan penggunaan TI,
dan juga agar penggunaan TI dapat berhasil mencapai tujuan yang diinginkan
perusahaan. ERP pada JIT dalam perusahaan dalam berjalan baik apabila divisi
produksi dapat merumuskan kebutuhan komponen yang tepat berdasarkan informasi
dari divisi Human Resource dan Keuangan.
Untuk menerapkan sistem ERP yang digunakan oleh perusahaan hendaklah bukan
sekedar sebuah aplikasi atau software semata, namun merupakan suatu komitmen
untuk menerapkan sebuah paradigma bisnis baru yang berorientasi pada proses
bisnis (business process). Dalam perspektif baru ini, seluruh SDM
perusahaan harus memiliki komitmen untuk merubah budaya kerjanya dari yang
semula bersifat terpisah dalam sejumlah divisi-divisi tertentu, menjadi yang
lebih berorientasi pada rangkaian proses lintas divisi atau departemen.
Batasan-batasan struktur organisasi yang selama ini kerap memisahkan antara
satu bagian dengan bagian yang lain harus dapat diganti untuk terciptanya
kerjasama antar bagian secara terintegrasi, terpadu, dan holistik.
Terdapat tiga kata kunci utama yang harus selalu dimiliki oleh segenap
pimpinan puncak dan manajemen yang ingin menerapkan sistem ERP, yaitu yang
dikenal dengan 3C: Commitment dari seluruh jajaran manajemen dan
karyawan, Communication yang selalu berlangsung terus-menerus agar tidak
terjadi kesalahpahaman, dan Consistency yang tinggi dalam usaha untuk
menerapkan sistem ERP di tubuh perusahaan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar